Ordrebekreftelse er en skriftlig bekreftelse fra selger til kjøper om mottatt bestilling og detaljer om varer eller tjenester som skal leveres. I norsk regnskap fungerer ordrebekreftelsen som dokumentasjon på at en avtale er inngått, og danner grunnlaget for både fakturering og intern kontroll.
Se også: Hva er Tilbud?
Se også: Hva er en Faktura?
Se også: Hva er Fakturamal?
1. Hva er en ordrebekreftelse?
En ordrebekreftelse er et formelt dokument som bekrefter innholdet i en kundes bestilling. Den spesifiserer blant annet hvilke varer eller tjenester som skal leveres, priser, leveringsbetingelser og betalingsvilkår. Ordrebekreftelsen markerer et klart tidspunkt for når partene har inngått en bindende avtale.
2. Lovpålagte krav til innhold
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Ordrenummer | Unikt referansenummer for bestillingen |
| Bestillingsdato | Dato for når bestillingen ble mottatt |
| Selgers navn og adresse | Kontaktinformasjon og organisasjonsnummer |
| Kjøpers navn og adresse | Kontaktinformasjon til kunden |
| Produkt- eller tjenestebeskrivelse | Klar og detaljert beskrivelse |
| Antall og enhetspris | Kvantitet og pris per enhet |
| Leveringsbetingelser | Tidspunkt og betingelser for levering |
| Betalingsbetingelser | Frist og betalingsmetode |
| Gyldighetsperiode | Tidsrom ordrebekreftelsen er bindende |
3. Prosessflyt for ordrebekreftelse
- Kunde sender bestilling eller aksepterer tilbud.
- Selger registrerer bestillingen internt.
- Selger utarbeider ordrebekreftelse med nødvendige opplysninger.
- Selger sender ordrebekreftelse til kunde.
- Kunde bekrefter ordrebekreftelsen (skriftlig eller ved handling).
- Grunnlag for fakturering er etablert.
| Kontrollpunkt | Ansvarlig | Digitalt verktøy |
|---|---|---|
| Match mot tilbud | Salg eller kundeservice | Tilbudsmal |
| Kredittsjekk | Økonomi | Leverandørreskontro |
| Leveringsplan | Logistikk | Varekretsløpet |
| Arkivering | Regnskap | ReAI dokumentlager |
4. Eksempelmal på ordrebekreftelse
| Ordrenummer | OB-2023-001 | | Dato | 15. mars 2023 | | Selger | Eksempel AS, Org.nr. 123456789 | | Kjøper | Kunde AS, Org.nr. 987654321 | | Beskrivelse | 100 stk kontorstoler | | Enhetspris | NOK 500 | | Totalpris | NOK 50 000 | | Levering | Innen 30 dager | | Betalingsbetingelser | 30 dager netto |
5. Viktighet og intern kontroll
En korrekt håndtert ordrebekreftelse bidrar til å sikre god intern kontroll og redusere risikoen for misforståelser. Den skaper sporbarhet i bestillingsprosessen og tydeliggjør partenes forpliktelser.
Se også: God Regnskapsskikk
6. Digital ordrebekreftelse i ReAI
Moderne virksomheter bruker ReAI til å automatisere godkjenning og distribusjon av ordrebekreftelser:
- Automatisert matching: Inngående bestillinger fra leverandørportal kobles automatisk mot ordrer og avtaler.
- Varsler og arbeidsflyt: Rollebaserte oppgaver følger kontinuerlig revisjon og gir dokumentert kontroll.
- Integrert fakturering: Ordrebekreftelsen danner grunnlag for fakturaportal slik at faktura sendes med riktige referanser.
- Oppfølging av endringer: Revisjoner i pris eller kvantum loggføres med versjonshistorikk og signatur fra godkjennere.
7. Kontrollpunkter før utsendelse
| Spørsmål | Krav | Konsekvens ved avvik |
|---|---|---|
| Stemmer leveringsbetingelsene med avtale? | Hent betingelser fra rammeavtaler | Feil leveringstid eller kostnader |
| Er priser og rabattstruktur riktig? | Verifiser mot prisliste og kundens avtale | Marginbortfall |
| Er MVA-håndtering korrekt? | Kontroller sats mot merverdiavgift | Feil fakturering og rapportering |
| Er dokumentet arkivert? | Lagre kopi i ReAI og koble til revisjonsportal | Mangelfull sporbarhet |
8. Vanlige feil og beste praksis
- Manglende eller feil ordrenummer
- Uklare beskrivelser og leveringsbetingelser
- Ikke dokumentert kundeaksept
- Mangelfull arkivering i regnskapssystemet
Beste praksis:
- Bruk standardiserte maler i ReAI slik at alle felter er forhåndsdefinert.
- Knytt ordrebekreftelsen til lagerstyring og remittering for å sikre korrekt betalingsflyt.
- Etabler to-trinns godkjenning for ordre over definerte beløp gjennom rollebasert tilgangsstyring.
- Dokumenter avvik i ReAI slik at historikk blir tilgjengelig for analyser og budsjettrevisjoner.
9. Vanlige spørsmål
Hva skiller ordrebekreftelse fra ordreseddel?
Ordrebekreftelsen sendes fra selger til kunde som et bindende svar, mens ordreseddelen brukes internt for plukking og vareopptelling.
Hvordan håndteres endringer etter utsendelse?
Alle endringer registreres som tilleggsdokumenter og signeres digitalt via ReAI, slik at avstemming forblir sporbar.
Kan ordrebekreftelsen brukes i tvistesaker?
Ja, dokumentet fungerer som bevis på avtalt innhold sammen med korrespondanse og kontrakt.
10. Oppsummering
En ordrebekreftelse er et essensielt dokument som klargjør innholdet i en bestilling og legger grunnlaget for fakturering og regnskapsføring. Ved å følge anbefalte krav og beste praksis, sikrer norske bedrifter effektiv kommunikasjon og korrekt regnskapsdokumentasjon.